Association meeting 19th april 2018
The meeting
opened at 14.35.
- Bilan
Financier
The
treasurer, Dany Tresmontan, reported that the bank balance stood at just over
500 Euros, after deducting cheques not yet presented.
- Matters
arising.
Library
hours. We will reduce the hours to 14.00
to 16.00 on Mondays and Saturdays. The
library remains closed while the outside of the building is repaired.
Membership
charges to remain the same as last year, subject to review in September.
- Publicity
person.
Hilary
Seeley agreed to take on the responsibility of Publicity Person, at least for
the next few months. Duties include
coordinating adverts for specific events, and regular publicity. Peter will draw up a draft job description
which will be circulated for feedback.
-Tolkien
update
Dany gave a
brief summary of our involvement with the Tolkien project to
date. The Association has established connections
with the Cite de la Tapisserie, the library in Bourganeuf, and the
College in
Bourganeuf. The plan is to give readings
in French and English from Tolkien works in the 2nd fortnight in
September. We also hope to give a
reading at the next tapestry unveiling in Aubusson. This
will be from the Silmarillion. We plan to mount an exhibition of
8
reproductions of illustrations, which were used by the Cite in their
project
proposal. (I have noted they will be in
The Library, but I am not sure which library?)
- Bird walks
and exhibition.
Will take
place on 22nd April. The exhibition will
open about 11am. Drinks and nibbles will be provided, Peter and Dany to
purchase.
- Afternoon
Tea.
Was planned
for 2nd June, but clashes with other events on the same day. It will be on 1st
September at Salle Polyvalente. Helen
will provide classical music. Peter will
book the room for 3 days with the Mairie.
Sandy was coopted to help, as she has a professional catering
background.
- Noctambule.
Needs to be
advertised. We have about 10 bookings for tables, but could accommodate
20. The library will have one table for
itself. Peter will inform the Bugle for
the 1st June issue. We set a meeting for 9th June specifically to finalise
arrangements, catering, drinks, publicity etc.
- The Conseil
d'Administration.
Dany
suggested we circulate the agenda in advance and ask for contributions before
the meeting. Tracy and Sandy agreed to join the Conseil.
- Any other
business
Bernard
asked for more contributions to add to the site, so that it could be kept
active and dynamic. He asked that images
be sent separately from text, for technical reasons.
Helen will
print off membership cards.
The
committee agreed to meet again on the 9th to finalise arrangements for the
Noctambule. Time and place to be
notified.
Réunion du conseil d'administration le 19 avril 2018.
La réunion a eu lieu chez Helen et Nigel Wells à
Saint-Pardoux Morterolles.
Présents:
Peter Edmondson, Helen Wells, Hilary Seeley, Kirk Sandy, Tracy Lake, Bernard
Bonnavaud, Beverley Gration, Dany Tresmontan, Heather Norman.
Excusés: Doug
Craig, Carol Bartnik.
La séance a commencé à 14,35.
- Bilan Financier
Le trésorier, Dany Tresmontan, a indiqué que le solde
bancaire etait un peu plus de 500 euros, après déduction des chèques non encore
présentés.
- Questions soulevées.
Heures bibliothèque. Nous
allons réduire les heures à 14h00
à 16h00 le lundi et le samedi. La bibliothèque reste
fermée durant la durée des travaux du bâtiment.
Les frais d'adhésion restent les mêmes que l'an dernier,
sous réserve de les examiner en Septembre.
- Responsable de la publicité.
Hilary Seeley a accepté
d'assumer la responsabilité de la publicité, au moins
pour les prochains mois. Les fonctions
incluent coordination annonces pour des événements
spécifiques, et la publicité
régulière. Peter établira un projet de description
de poste qui sera distribué
pour commentaires.
- Tolkien mise à jour
Dany a donné un bref résumé de notre participation au projet
Tolkien à ce jour. L'Association a établi des liens avec la Cité de la
Tapisserie, la bibliothèque de Bourganeuf, et le Collège de Bourganeuf. Le plan
est de donner des lectures en français et en anglais de l'oeuvre de Tolkien
dans la 2ème quinzaine de Septembre. Nous espérons également donner une lecture
à la prochaine inauguration de la tapisserie à Aubusson. Ce sera du
Silmarillion. Nous prévoyons de monter une exposition de 8 reproductions
d'illustrations, utilisés par la Cité dans leur proposition de projet. (Je l'ai
noté qu'ils seront dans une bibliothèque, mais je ne sais pas encore quelle
bibliothèque.)
- Balade ornithologique et exposition.
Elle aura lieu le 22 Avril. L'exposition ouvrira ses portes vers
11h. Des boissons et des amuse-gueules seront fournis, Pierre et Dany qui les acheterons.
- Le thé de l'après-midi
A été prévu pour
le 2 Juin , mais d'autres événements sont
déjà prévus le même jour. Ce sera le 1er Septembre
à la Salle
Polyvalente. Helen fournira la musique classique. Peter va
réserver une chambre
pendant 3 jours avec la Mairie. Sandy a été
cooptée pour aider, comme elle a une expérience dans la restauration professionnelle.
- Noctambule
Publicite necessaire.
Nous avons
environ 10 réservations
pour les tables, mais on pourrait en accueillir 20. La bibliothèque
aura une table
pour elle-même. Peter informera "The Bugle" pour le 1er
numéro de Juin. Nous avons planifié une réunion
pour Juin 9 spécifiquement pour finaliser les arrangements, la
restauration, les boissons, la publicité, etc.
- Le Conseil d'Administration
Dany a suggéré que nous diffusions l'ordre du jour à l'avance
et demande des contributions avant la réunion. Tracy et Sandy ont accepté de
se joindre au Conseil.
- Questions diverses.
Bernard a demandé davantage de contributions à ajouter au site,
afin qu'il puisse rester active et dynamique. Il a demandé que les images
soient envoyées séparément du texte, pour des raisons techniques.
Helen va imprimer des cartes pour les membres.
Le comité a accepté de se réunir à nouveau le 9 juin pour
finaliser les arrangements pour le Noctambule. Le temps et le lieu seront précisés.
